在撰写档案室扩建申请报告时，需要明确目标、预算和预期效果。报告应包括项目背景、扩建原因、扩建范围、技术方案、施工计划、预算估算、资金筹措以及预期效益等关键内容。还需注意报告的格式要求和语言表达的准确性。

以下是一份档案室扩建申请报告的写作要点：

一、标题

应明确体现主题，如《关于档案室扩建的申请报告》。

二、开头

1. 阐述档案室现状
   • 介绍档案室目前的规模，包括面积大小。例如：“我单位现有的档案室面积为[X]平方米，随着档案数量逐年递增，现有的空间已难以满足档案存放需求。”
   • 提及现有档案存储设备情况，如“目前档案室仅配备了[X]组档案柜，已趋于饱和，部分档案只能临时堆放，不利于档案的妥善保管。”
   • 说明当前档案室的功能区域划分，如“档案室目前仅有简单的档案存放区和查阅区，缺乏必要的整理、修复等功能区域。”
2. 强调扩建的必要性
   • 从档案数量增长的角度出发，“近年来，我单位业务不断拓展，各类档案，如文书档案、财务档案、业务档案等数量以每年[X]%的速度增长，现有的档案室空间已无法容纳未来几年预计新增的档案。”
   • 考虑到档案管理的规范化需求，“按照档案管理相关规定，档案应分类存放、合理布局，现有的空间布局无法实现这一要求，不利于档案管理工作的高效开展。”
   • 为了满足档案利用的要求，“随着单位内部对档案利用需求的增加，现有的查阅区面积狭小，设施简陋，无法为查阅者提供良好的查阅环境，影响了档案利用效率。”

三、正文

1. 扩建计划
   • 扩建规模
     • 明确提出需要扩建的面积，“拟将档案室扩建[X]平方米，以满足未来[X]年的档案存储和管理需求。”
     • 描述扩建后的功能区域规划，如“扩建后将划分为档案存放区、档案整理区、档案修复区、查阅服务区和档案数字化加工区等，各功能区域面积分别为[具体面积]。”
   • 设备更新与购置
     • 列出需要购置的新设备，“为配合扩建后的档案室工作，计划购置[X]组新型档案柜，采用先进的防火、防潮、防虫技术；同时购置档案数字化加工设备，如高速扫描仪[X]台，以提高档案管理的信息化水平。”
     • 说明设备更新对档案管理的提升作用，“这些设备的购置将有助于提高档案的安全性、完整性，同时大大提高档案的查询和利用效率。”
2. 预算说明
   • 建设成本
     • 详细列出扩建工程的各项费用，如“扩建工程的建筑成本预计为[X]元，包括建筑材料、施工费用等。”
     • 提供费用估算的依据，“根据市场调研，建筑材料的单价为[具体单价]，施工费用按照每平方米[X]元计算。”
   • 设备采购成本
     • 明确设备采购的预算，“档案柜的采购预算为[X]元，高速扫描仪每台价格约为[X]元，总计设备采购成本为[X]元。”
     • 提及设备采购的渠道和性价比考虑，“我们将通过公开招标的方式采购设备，确保设备的质量和性价比。”
   • 其他费用
     • 考虑可能存在的其他费用，如“还需要预留[X]元作为不可预见费用，以应对工程建设和设备采购过程中可能出现的额外支出。”

四、结尾

1. 表达期望
   • 恳请上级部门批准扩建申请，如“综上所述，档案室扩建是我单位档案管理工作发展的必然需求，恳请[上级部门名称]批准我们的申请，以便我们能够尽快开展档案室扩建工作。”
2. 提供联系方式
   • 留下联系人及联系电话，“如有任何疑问，请与我单位[联系人姓名]联系，联系电话：[电话号码]。”

以下为一份简单的档案室扩建申请报告示例：

关于档案室扩建的申请报告

尊敬的[上级部门名称]：

一、档案室现状

我单位档案室自投入使用以来，在档案管理方面发挥了重要作用。然而，随着单位的发展，档案室目前面临诸多问题。

目前档案室的面积仅为50平方米，存放着大量的文书档案、人事档案、财务档案等各类档案。现有的档案存储设备仅有10组普通档案柜，空间利用率已经接近极限，许多档案只能堆积存放，不仅不利于档案的长期保存，也给档案的查找和利用带来了极大的不便。

在功能区域方面，档案室仅简单划分了档案存放和查阅两个区域，缺乏档案整理、修复等必要的功能分区。在档案管理日益精细化的今天，这种简陋的布局已经无法满足档案管理的规范化要求。

二、扩建的必要性

1. 档案数量增长单位近年来业务不断拓展，新的项目和业务不断涌现，导致档案数量以每年约20%的速度增长。按照目前的增长趋势，现有的档案室空间在未来两年内将无法容纳新增的档案。
2. 档案管理规范化档案管理相关规定要求档案应按照不同类型、年代等进行科学分类存放，并且要有专门的区域进行档案整理和修复等工作。现有的空间布局无法实现这些要求，不利于档案管理工作的提升。
3. 档案利用需求随着单位内部对档案利用需求的增加，现有的查阅区面积狭小，每次只能容纳少数人员查阅档案，且设施简陋，缺乏舒适的查阅环境和便捷的检索设备，严重影响了档案利用效率。

三、扩建计划

1. 扩建规模我们计划将档案室扩建至150平方米。扩建后的档案室将划分为档案存放区（80平方米）、档案整理区（20平方米）、档案修复区（15平方米）、查阅服务区（25平方米）和档案数字化加工区（10平方米）。
2. 设备更新与购置
   • 计划购置20组新型档案柜，这种档案柜采用防火、防潮、防虫的新型材料制作，能够更好地保护档案。预计费用为50,000元。
   • 购置2台高速扫描仪用于档案数字化加工，提高档案查询和利用的效率。每台高速扫描仪价格约为15,000元，总计30,000元。

四、预算说明

1. 建设成本根据市场调研，扩建工程的建筑成本预计为200,000元。其中建筑材料费用约为120,000元，施工费用按照每平方米1,000元计算，约为80,000元。
2. 设备采购成本档案柜采购预算为50,000元，高速扫描仪采购预算为30,000元，总计80,000元。
3. 其他费用预留20,000元作为不可预见费用，以应对工程建设和设备采购过程中可能出现的额外支出。

综上所述，档案室扩建是我单位档案管理工作发展的必然需求，恳请[上级部门名称]批准我们的申请，以便我们能够尽快开展档案室扩建工作。

如有任何疑问，请与我单位[联系人姓名]联系，联系电话：[电话号码]。

[申请单位名称][具体日期]

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