摘要：，本档案库房扩容方案旨在提高档案资料的安全性与管理效率。通过评估现有空间容量和未来增长需求，确定扩容的必要性和可行性。接着制定安全应急预案，包括风险评估、预防措施和应急响应流程，以确保在突发事件发生时能够迅速有效地应对。建议采用先进的档案管理系统和技术设备，以增强档案库房的安全防护能力和数据保护水平。建立定期培训和演练机制，确保每位员工都能熟悉应急预案，并具备必要的应急处置技能。
以下是一个档案库房扩容方案的示例：
一、前期规划
- 需求评估
- 对现有档案数量和种类进行详细统计，包括纸质档案、电子档案等，预测未来一定时间（如5 - 10年）内档案的增长量。例如，如果是企业档案库房，要考虑企业业务扩张可能带来的档案增加；如果是机关单位，要考虑政策文件、人事档案等的增长趋势 [[2]]( - cn.html) 。
- 评估现有档案库房的存储空间利用率，找出可优化的空间利用方式。
- 选址与布局规划
- 若有新建或扩建库房的空间，选择合适的地点。库房以东或南朝向为宜，尽可能不在地下、顶层和楼两侧；应集中布置，自成一区，库区内不应设置其他用房，其他用房之间的交通也不得穿越库区，且要远离易燃、易爆场所，不能紧邻卫生间、热水房等潮湿有污染源的区域 [[2]]( - cn.html) 。
- 重新规划库房内部布局，例如采用密集架存储方式以提高空间利用率，合理规划通道宽度，确保档案搬运和人员通行的便利性。
二、设施设备采购与更新
- 存储设备
- 增加档案密集架数量，选择质量可靠、承重能力强的密集架品牌。根据档案类型和大小，确定密集架的规格尺寸。
- 对于特殊档案（如超大尺寸图纸、珍贵文物档案等），定制专门的存储柜。
- 环境控制设备
- 若库房面积扩大，可能需要增加恒温恒湿净化一体机的数量，以确保整个库房环境温湿度的稳定，如保持温度在14 - 24℃，相对湿度在45 - 60%。例如，因朵品牌的恒温恒湿净化一体机在一些档案库房扩容项目中有应用 。
- 安装空气质量采集器和空气质量云测仪，实时监测库房内空气质量，如二氧化碳浓度、颗粒物含量等，必要时增加通风设备或空气净化设备，如壁挂式新风净化机 。
- 安全设备
- 增加灭火设备，如干粉灭火器、七氟丙烷灭火装置等，合理布局在库房各个区域，确保火灾发生时能够及时灭火 。
- 安装更多的监控设备，如400W半球网络摄像机、16路硬盘录像机等，实现库房全方位无死角监控；同时配备门禁系统，包括人脸识别门禁机、门禁控制器、磁力锁等，加强库房的出入管理 。
三、档案迁移与整理
- 档案迁移计划
- 制定详细的档案迁移时间表，尽量减少对正常档案利用业务的影响。按照档案的重要性、使用频率等因素，分批次进行迁移。
- 在迁移过程中，对档案进行严格的清点和登记，确保档案不丢失、不损坏。
- 档案整理与重新编号
- 对迁移后的档案进行重新整理，按照新的库房布局和存储设备情况，调整档案的存放顺序。
- 重新对档案进行编号，建立新的档案索引系统，方便档案的查找和管理。
四、人员培训与管理
- 库房管理人员培训
- 对新参与库房管理的人员进行档案管理知识培训，包括档案分类、存储原则、安全管理等方面的知识。
- 针对新的设施设备，如先进的监控系统、门禁系统、环境控制设备等，对库房管理人员进行操作培训，确保他们能够熟练使用和维护这些设备。
- 管理制度更新
- 根据扩容后的库房情况，修订档案库房管理制度，明确各岗位人员的职责，如档案出入库登记、设备维护检查等工作的具体流程和责任人。
- 建立定期的库房检查制度，包括环境检查（温湿度、空气质量等）、设备检查（存储设备、安全设备等）、档案检查（完整性、准确性等）。
档案库房扩容预算编制指南
档案数字化转型策略研究
档案库房智能化管理系统介绍
档案库房安全应急预案制定
