档案室改造会议纪要

标题：档案室改造项目会议纪要，，一、会议基本信息，，1. 会议主题：档案室改造项目规划与实施讨论，，2. 会议时间：XXXX年X月X日（星期X），，3. 会议地点：公司总部第一会议室，，4. 参会人员：张华、李明、王强、赵丽、周芳，，5. 主持人：张华，，6. 记录人：李明，，二、会议议程，，1. 张华总经理介绍档案室现状及改造的必要性；，，2. 李明工程师阐述改造方案和预算；，，3. 王强技术顾问提出技术难题及解决方案；，，4. 赵丽采购经理讨论材料选择及供应商协调；，，5. 周芳市场部代表评估市场需求与宣传推广计划。，，三、会议内容及讨论，，1. 张华总经理指出，随着公司业务的扩展，现有档案室空间已无法满足日益增长的档案存储需求，迫切需要进行改造升级。，，2. 李明工程师详细介绍了改造方案，包括扩建空间、增加存储柜、更新防火系统等，并就预算进行了详细说明。，，3. 王强技术顾问提出了一些技术性问题，如电子化管理系统的集成、档案室的抗震设计等，并给出了专业建议。，，4. 赵丽在采购方面强调了材料质量的重要性，并与供应商进行了深入沟通，确保材料符合安全标准和环保要求。，，5. 周芳市场部代表分析了当前市场对档案室改造的需求情况，并提出了一系列的宣传推广策略。，，四、会议总结，，经过充分讨论，所有参会人员一致认为档案室改造项目势在必行，并对项目的顺利进行表示信心。会议决定成立专项工作小组，负责后续的具体实施工作，并明确了时间表和责任分工。

以下是一份档案室改造会议纪要的示例：

档案室改造会议纪要

一、会议基本信息

会议时间：[具体时间]
会议地点：[详细地点]
参会人员：[列出参会人员姓名及所属部门或身份]
会议主题：档案室改造相关事宜讨论与决策

二、会议议程及讨论内容

（一）档案室现状分析

目前存在的问题
- 空间布局方面
  - 现有的档案室空间狭小，随着档案数量的逐年增加，已经无法满足存储需求。许多档案只能堆积存放，不利于档案的分类管理和快速查找，这对档案的完整性和安全性也造成了潜在威胁。引用自[2]中的“由于灾后重建的影响，我镇无独立档案室，部分基础设施达不到上级部门对档案管理的要求，使档案保管利用受到影响。”
- 设施设备问题
  - 档案室的一些设备陈旧老化，如档案架部分已经生锈，承重能力下降，存在安全隐患。防火、防潮、防虫等设施也不够完善，缺乏先进的温湿度控制系统，湿度较高时容易导致档案发霉。引用自[2]中“档案室条件完备，配备了防盗门、铝合金窗户，重新粉刷了墙壁，铺了防潮地砖，基本符合档案室防盗、防光、防高温、防火、防潮、防尘、防鼠、防蛀的要求，但仍存在一些不足。”
- 管理方面
  - 档案管理信息化程度较低，仍然依赖传统的手工登记和查找方式，效率低下。并且档案管理的流程不够规范，在档案的接收、整理、归档等环节存在一些漏洞，导致部分档案资料不完整或者缺失。引用自[2]中“档案收集不齐全，部分文书档案遗失。镇上许多召集会议，布置工作往往只是口头形式，各个办公室行成的文件材料，各自存放，特别是一些专业档案和照片档案容易散落在各个办公室，收集、整理它们也就特别难，造成档案收集不完整，归档率低。”
对工作的影响
- 由于档案室的现状不佳，导致档案的查询和利用变得困难，影响了单位各项工作的正常开展。例如，在需要查阅历史项目资料时，可能需要花费很长时间才能找到相关档案，甚至可能因为档案缺失而无法获取准确信息。这对单位的决策、项目推进以及应对审计等工作都产生了不利影响。

（二）改造目标与需求

改造目标
- 打造一个现代化、规范化、安全可靠的档案室。提高档案存储容量，优化空间利用，确保档案保存的安全性和完整性，同时提升档案管理的信息化水平，方便档案的查询和利用。
具体需求
- 空间规划
  - 合理划分不同类型档案的存储区域，如文书档案、人事档案、财务档案等，设置专门的珍贵档案保管区。根据预测的未来5 - 10年档案增长量，规划足够的存储空间。
- 设施设备更新
  - 购置新的档案架，如密集架，以增加存储量并提高空间利用率。安装先进的温湿度控制系统、防火报警与灭火系统、防虫防霉设备等。
  - 提升档案室的信息化设备，配备电脑、扫描仪、档案管理软件等，实现档案的数字化管理，便于快速检索和查询。
- 管理流程优化
  - 建立完善的档案管理制度，明确档案接收、整理、归档、借阅等各个环节的操作规范。加强对档案管理人员的培训，提高其业务能力和管理水平。

（三）改造方案讨论

空间改造方案
- 设计思路
  - 由[设计单位名称]提出的方案是将现有的档案室进行重新布局，拆除部分隔断墙，扩大整体空间。在空间布局上，采用分区设计，中间设置公共的档案整理和查阅区域，四周设置不同类型档案的存储区域。根据档案的重要性和使用频率，将常用档案存储区设置在靠近查阅区的位置。
- 可行性分析
  - 该方案在空间利用上较为合理，能够有效增加存储面积。但是需要考虑拆除隔断墙可能对建筑结构造成的影响，需要经过专业的结构评估。并且改造期间需要对档案进行临时搬迁，需要制定详细的搬迁计划，确保档案安全。
设施设备采购方案
- 采购清单与预算
  - 档案架采购：计划采购[X]组密集架，预算为[X]元，选择[供应商名称]作为供应商，其产品具有质量可靠、承重能力强等优点。
  - 温湿度控制系统：采用[品牌名称]的智能温湿度控制系统，预算为[X]元，能够精确控制档案室的温湿度，保证档案保存环境适宜。
  - 信息化设备：购买[电脑配置]的电脑[X]台，预算[X]元；[品牌型号]扫描仪[X]台，预算[X]元；档案管理软件采用[软件名称]，预算[X]元。
- 供应商选择依据
  - 在选择供应商时，综合考虑了产品质量、价格、售后服务等因素。对于密集架供应商，考察了其生产工艺、产品质量检测报告以及过往的客户评价；对于温湿度控制系统供应商，重点关注其技术研发能力和系统的稳定性；对于信息化设备供应商，比较了不同品牌的性能和价格，同时考虑了软件供应商的行业口碑和功能适用性。

（四）经费预算与来源

经费预算
- 经过详细核算，本次档案室改造的总预算为[X]元。其中空间改造费用[X]元，包括拆除、装修等费用；设施设备采购费用[X]元；档案搬迁和临时存储费用[X]元；人员培训费用[X]元等。
经费来源
- 部分经费拟从单位的年度预算中的办公设备更新和基础设施维护专项资金中支出，预计可提供[X]元。剩余部分将向上级部门申请专项经费支持，目前已经与上级部门进行了初步沟通，他们对档案室改造项目表示支持，正在等待进一步的经费审批结果。

（五）项目进度安排

前期准备阶段（[开始时间1]-[结束时间1]）
- 完成档案室改造项目的立项审批工作。
- 确定设计单位和施工单位，签订相关合同。
- 进行档案的初步整理和登记，制定档案临时搬迁计划。
改造实施阶段（[开始时间2]-[结束时间2]）
- 按照设计方案进行空间改造施工，包括拆除隔断墙、重新布线等工作。
- 同步进行设施设备的采购和安装调试工作。
- 对档案管理人员进行相关培训，学习新的档案管理软件和管理制度。
收尾验收阶段（[开始时间3]-[结束时间3]）
- 对改造后的档案室进行全面的清理和打扫。
- 组织相关部门和专家对改造项目进行验收，检查各项指标是否符合要求。
- 将临时存放的档案搬回新的档案室，按照新的管理流程进行整理和归档。