档案室扩容（档案室智能化管理案例）

随着数字化时代的到来，档案室的管理和利用需求日益增长。为了适应这一变化，某档案馆采取了智能化管理措施，对档案室进行了扩容。通过引入先进的信息技术系统，如智能文件柜、自动分类和检索系统等，实现了档案资料的快速查询和高效管理。该系统还具备远程访问功能，使得工作人员能够随时随地进行资料查阅和处理，大大提高了工作效率和服务质量。智能化管理系统还支持大数据分析，为档案保护和利用提供了有力支持。

一、档案室扩容的原因

（一）存储容量不足

业务发展导致档案增多：随着单位业务的不断发展，如济南市特检院自建院以来积累了超过百万份报告，原有的档案室空间有限，仅154平方米，不得不借用多间办公用房来存放档案及相关纸质资料；淮安市市场监管局企业登记档案室库房现有实用面积约160平方米，存储档案6万余份，存储空间已无法满足功能需要，新建档案库房扩容改造面积为82平方米，以满足更多档案的存储需求；兰溪市就业和人才中心原档案库存在容量不足、存放分散等问题，新建档案库房可容纳10万份档案安全存放，解决旧库的容量问题，存放时间从2023年延长至2033年。
应对未来档案存储需求：像海陵法院为解决档案库房胀库问题，将原来的电瓶车库改建成档案库房，新建档案室占地面积约550平方米，新增密集架70组，可存放卷宗20余万卷，满足未来数年的档案存放需求；东至县人民法院随着诉讼案件数量增长，库存卷宗日益增加，档案存放余量严重不足，通过扩容改造增加面积39㎡，新增设调阅室和办公用房，增加密集架56组，剩余空间预计可存放今后3 - 5年的案件卷宗。

（二）提升服务水平

优化档案利用服务：利通区人民法院对档案库房和阅卷室进行扩容改造后，推行一体化预约、一站式办结的多元化阅卷服务体系，阅卷室变宽敞，还能实现网上阅卷、自主阅卷，提高了阅卷速度，也确保了律师、当事人阅卷得安全规范，为当事人提供更优服务；兰溪市就业和人才中心的扩容改造提升了档案管理整体水平和安全性，促进了档案管理工作的规范化，为群众提供更优质、更高效的档案利用服务，不断提升工作质效。
适应现代化管理需求：济南市特检院表示将继续致力于提升档案管理工作的现代化水平，以满足日益增长的业务需求；海陵法院将严格按照档案管理相关规定，做好档案的整理、归档、统计、保管等环节的工作，进一步强化规范档案管理工作，推动档案管理智能化建设迈上新台阶，这都需要档案室有足够的空间来进行设备升级和流程优化等工作。

二、档案室扩容的措施

（一）增加面积

直接扩建：海陵法院将原来的电瓶车库改建成档案库房，新建档案室占地面积约550平方米；利通区人民法院在压缩办公面积的基础上，对原调解室进行改造，增加库房面积150㎡；东至县人民法院对原库房进行改造，共增加面积39㎡。
重新规划空间：如一些单位可能对整体建筑空间布局进行重新规划，调整出更多空间用于档案室的扩容。

（二）增加档案架

新增密集架数量：济南市特检院在扩容时新增14排档案架；利通区人民法院增加密集架34组，170节；海陵法院新增密集架70组；东至县人民法院增加密集架56组，以增加档案的存放容量。
采用新型档案架：部分单位可能会选择采用更为先进、存储效率更高的新型档案架。

（三）完善设施设备

安全设施
- 防火防盗：利通区人民法院库房内安装了高质量电动密集架，防盗门窗，配备气体灭火装置；海陵法院库房内配备了档案防火门、安装人脸指纹识别门锁等技防设施，还有漏水监测系统、消防灭火系统、监控系统等；东至县人民法院库房防盗门窗、双层窗帘齐全，配备有空调、气体灭火装置、温度湿度检测仪等设施，确保纸质档案安全。
- 环境监测与控制：兰溪市就业和人才中心库房内安装了全方位监控系统、烟感防火及红外线防盗装置，有效实现对进出档案人员、档案自动化设备和实体档案进行集中统一、安全、可控的有效管理；海陵法院库房内还配备了环境监测采集系统、恒温恒湿控制系统、档案消毒驱鼠设备等，保障档案存储环境的稳定和安全。
管理设施：一些单位可能会配备智慧一体化档案管理控制台等设备，提升档案管理的智能化水平，像海陵法院在这方面就有所建设，有助于提高档案管理工作的效率和准确性。

三、档案室扩容的意义

（一）对单位自身的意义

提高管理效率：济南市特检院的档案室扩容不仅解决了未来十年检验档案的存储问题，更极大地提升了档案管理的效率和便利性；扩容后的档案室能够让档案存放更加有序，方便档案的查找、整理、归档等管理工作。
保障业务发展：在新的档案室里，每一份报告都将得到妥善保管，为济南市特检院特检事业的持续发展提供着有力的支持；兰溪市就业和人才中心的档案室扩容改造提升了高校毕业生档案转递接收服务水平，对单位整体业务的发展有着积极的推动作用。

（二）对服务对象的意义

提升服务体验：利通区人民法院的档案室扩容改造后，律师和当事人阅卷更加方便快捷，阅卷室宽敞且可网上阅卷、自主阅卷，提高了他们获取档案信息的效率和体验；兰溪市就业和人才中心为群众提供更优质、更高效的档案利用服务，满足了群众对档案服务的需求。
增强信任度：通过档案室扩容提升档案管理的安全性、规范性等，能够让服务对象更加信任单位的档案管理工作，例如法院的档案室扩容改造确保纸质档案安全，当事人会对法院的档案管理更加放心。