档案托管机构怎么填写

档案托管机构填写指南：，，1. 您需要选择一家合适的档案托管机构。在选择时，请确保该机构具有合法的经营资质和良好的信誉。，2. 您需要向该机构提交您的个人资料，包括身份证、户口本、学历证明等。这些资料将用于核实您的个人信息和身份。，3. 您需要填写一份档案托管申请表。在填写过程中，请确保所填写的信息准确无误。，4. 您需要支付一定的费用以完成档案托管。费用的多少取决于您选择的服务类型和托管期限。

以下是一个档案托管服务方案：

一、服务对象

各类毕业生，包括大中专院校毕业生等，他们在毕业后需要对自己的学籍档案进行妥善托管，以便在未来的就业、深造等过程中方便档案的流转和使用。
离职或跳槽的职场人士，原单位可能不再保管其人事档案，需要将档案托管到合适的机构。
自由职业者或个体从业者，他们虽然没有固定的工作单位，但档案也需要合理保管，以确保在涉及到一些社会事务（如办理社保、政审等）时档案的有效性。

二、托管服务机构选择

人才交流中心
- 优势：
  - 具有权威性和公信力，是官方认可的档案保管机构。很多地方的人才交流中心与政府部门联系紧密，在提供与档案相关的证明材料等方面更加规范和便捷。例如，在办理职称评定、政审等事务时，人才交流中心能够按照规定及时提供准确的档案信息。
  - 服务网络较为广泛，在各个地区一般都设有分支机构，方便不同地区的人员办理档案托管业务。
- 办理流程：
  - 资料准备：通常需要身份证、毕业证书、档案证明、工作证明（如果有）、劳动合同（非必需）等资料。首先到人才中心窗口查询个人档案内部数据是否完整，档案是否处于正常状态（如是否为死档等），是否可以正常转至人才交流中心。如果是毕业生要携带毕业证书；自由流动人员可能需要转学信等。委托存档的还应提供委托人的身份证和委托存款凭证（还要求机构代表签发个人身份证）。
  - 办理托管：
    - 窗口办理：本人持上述相关资料到人才中心窗口办理，资料核实后，由人才中心窗口出具“调档函”，然后凭借调档函和身份证原件到原档案保管单位查询档案，并将档案以公对公的方式转至人才中心。
    - 网上办理：可以去微信搜索相关公众号，填写基本信息并上传身份证正反面扫描件、学历证明扫描件、档案证明扫描件、工作证明扫描件、劳动合同扫描件（非必要）后，会弹出一份调档函，下载好调档函后，凭调档证明和身份证原件到原单位（原人才市场）调取档案，以公对公的方式将档案转至人才中心。
专业档案托管公司
- 优势：
  - 服务更加个性化，能够根据客户的特殊需求提供定制化的档案管理方案。例如，对于一些特殊行业的档案，如艺术行业的作品档案、科研行业的实验数据档案等，专业托管公司可以根据档案的特性制定专门的保管、分类和检索方案。
  - 可能提供更多增值服务，如档案数字化服务、档案修复服务等。对于一些年代久远或者受损的档案，专业托管公司可以利用专业技术进行修复和数字化处理，提高档案的可读性和可保存性。
- 办理流程：
  - 咨询与评估：客户与专业档案托管公司联系，托管公司对客户的档案类型、数量、保管要求等进行评估，并向客户介绍服务内容、收费标准等。
  - 签订合同：双方达成一致后签订档案托管合同，明确双方的权利和义务，包括档案保管的期限、保密条款、服务费用等。
  - 档案移交：客户按照托管公司的要求将档案移交至托管公司指定地点，托管公司对档案进行清点、验收后正式开始托管服务。

三、服务内容

档案保管
- 提供安全、适宜的档案存放环境，确保档案不受潮、不受虫蛀、不被火灾等灾害损坏。对于纸质档案，存放环境要保持合适的温度和湿度，一般温度控制在14 - 24℃，相对湿度控制在45% - 60%。
- 建立严格的档案出入库管理制度，对档案的调入和调出进行详细记录，包括档案名称、编号、调出调入时间、经手人等信息，确保档案的流向清晰可查。
档案整理与分类
- 根据档案的类型、来源、日期等对档案进行科学分类，如按照人事档案、业务档案、财务档案等大类别进行划分，在每个大类别下再细分小类。例如人事档案可以按照员工的入职时间、部门等进一步细分，便于快速检索和查找档案。
- 对档案进行编号、编目，制作档案目录清单，目录清单应包含档案的名称、编号、日期、保管期限等基本信息，提高档案管理的效率。
档案查询与利用服务
- 建立便捷的档案查询系统，客户可以通过电话、网络或者到托管机构现场查询档案信息。对于有权限查询的人员，在查询时要进行身份验证，确保档案信息的安全性。
- 根据客户的合法需求，提供档案的查阅、复印、出具档案证明等服务。例如，当客户需要办理贷款，银行要求提供收入证明等档案相关材料时，托管机构可以按照规定出具相关证明。
档案信息更新与维护
- 对于托管期间档案内容发生变化的情况，如人事档案中的工作经历更新、学历提升等，及时对档案进行更新补充，确保档案信息的及时性和准确性。
- 定期对档案进行清点、检查，发现档案缺失或者损坏等情况及时进行处理。

四、收费标准

人才交流中心
- 可能根据不同地区的政策有所差异，有些地区对于毕业生档案托管在一定期限内（如毕业两年内）可能是免费的，之后可能按照每年一定的金额收取保管费，一般每年在100 - 300元左右。
专业档案托管公司
- 收费方式可能更加多样化，可能根据档案的数量（如按卷、按件收费）、保管期限（短期、长期保管收费不同）、服务类型（是否包含增值服务）等来制定收费标准。例如，对于普通的人事档案，每卷每月收费可能在10 - 20元左右，如果需要档案数字化等增值服务则需要额外收取费用，数字化费用可能根据档案的页面数量而定，每页0.5 - 1元不等。

五、安全与保密措施

物理安全
- 托管机构的档案保管场所要配备完善的安全设施，如安装防火、防潮、防虫、防盗等设备。例如，安装烟雾报警器、除湿机、防虫药盒、监控摄像头等设备，对档案保管场所进行24小时监控。
- 限制档案保管场所的人员出入，只有经过授权的工作人员可以进入，进入时要进行登记，记录进入时间、人员姓名、事由等信息。
信息安全与保密
- 建立严格的保密制度，对档案管理人员进行保密培训，要求其签署保密协议。严禁档案管理人员泄露档案中的机密信息，如人事档案中的工资待遇、家庭住址等隐私信息。
- 在档案查询、利用等环节，要对查询人员的身份和查询目的进行严格审核，对于涉及商业机密、个人隐私等敏感信息的档案查询要进行特殊审批。